Как открыть визовый центр?

Итак, Вы заинтересовались темой открытия визового центра, агентства визовой поддержки, или еще данный вид деятельности называют - туристическим агентством, которое специализируется на оформлении виз. Ваша работа будет заключаться в том, чтобы делать границы более открытыми, ведь Вы будете давать людям возможность увидеть мир, не потратив нервы и время. Вашим клиентам не нужно будет изучать бюрократические процедуры, с которыми связано оформление документов. Ваша компания будет тем местом, куда они будут приходить с проблемой, а уходить счастливыми и готовыми к самому приятному – отпуску! На сегодняшний день визовая поддержка - это весьма популярный вид деятельности, ведь количество фирм, оказывающих такие услуги,  растет в каждом крупном городе.

Давайте разберем подробно, чем Вам придется заниматься и какие этапы на пути построения работающего агентства предстоит проделать?

Структура рынка визовых услуг

Для начала, давайте определим, что из себя представляет рынок визовый услуг, кто на нем присутствует, и какое место в нем занимает агентство визовой поддержки? 

В первую очередь, нужно четко знать, что всегда визу выдает Консульская служба того или иного государства. И с точки зрения консульства, данная процедура не является услугой:  выдача визы - право того или иного государства разрешить въезд и пребывание на своей территории гражданину другого государства. Для получения визы можно обращаться непосредственно в Консульство. Но из-за большого количества желающих получить визу, очень часто время ожидания своей очереди в Консульстве может растянуться на дни, недели и даже месяцы. Поэтому, начиная 2011 года почти все страны Шенгенского соглашения стали передавать функции приема документов и сбора биометрических данных уполномоченным визовым центрам. За странами Шенгена стали подтягиваться и Консульства других государств. К слову сказать, Консульства все еще допускают подачу документов напрямую, но часто через визовые центры данная процедура проходит быстрее. Уполномоченные визовые центры - это организации, с которыми Консульская служба заключает договора на оказание ряда услуг: первичная проверка верности заполнения визовых форм, комплектность документов, прием отпечатков пальцев. И услуги эти, как правило, оказываются по всему миру. Например, если заявление на испанскую визу в России принимает центр BLS, он же принимает эти заявления и в Индонезии. 

Так же в России работают такие центры, как VFS, VMS, Ponny express, TLS и ряд других. Т.е. Консульские службы различных государств наделили полномочиями принимать документы и биометрические данные только названным выше организациям, которые, как Вы поняли, являются огромными корпорациями с офисами по всему свету. Хорошо это или плохо? С одной стороны, это выстраивает барьер между туристами и сотрудниками консульских служб, которые и принимают решение о выдаче или отказе в визе. Речь в данном случае идет о том, что сложнее становится сообщить  консульской службе особенности вашей поездки, трудоустройства или особенности приглашения. Но с другой стороны, наличие таких центров дает возможность получить визы во многих городах, где нет консульств. Рассмотрим на примере Консульской службы Франции, которая занимается выдачей виз. В 2018 году Консульство Франции осталось только в Москве. Но, благодаря тому, что документы можно сдать в центрах VFS практически по всей стране, туристы из России имеют возможность без хлопот получить французский шенген не только в Москве, но и в Сибири, и на дальнем Востоке и Нижегородскойобласти.  Также уполномоченные визовые центры оказывают услуги мобильной биометрии, что делает вопрос получения визы строго вопросом финансовых затрат и получение становится доступным в любом уголке нашей страны. Что ранее было невозможно, т.к. ни одно консульство такого рода услуги не оказывает, а лишь обязывает всех желающих посетить ту или иную страну Шенгенского соглашения сдать биометрические данные.

Как открыть визовый центр?

Резонно возникает вопрос, а чем же занимается агентство визовой поддержки? В первую очередь агентство визовой поддержки – это предприятие сферы услуг. Наши клиенты – это люди, которые хотят экономить свое время и деньги, не углубляться в процесс изучения норм и правил подачи заявлений. Это люди, которые хотят оформить визу с минимальным количеством собственной включенности в данный процесс. Ведь, согласитесь, у всех нас и так много дел, и не всегда есть возможность стоять в очередях в визовом центре или изучать их сайты. Еще один момент заключается в том, что хоть уполномоченных визовых центров и довольно много по всей стране, но, тем не менее, даже не во всех крупных городах они присутствуют. Туристу, чтобы получить визу, нужно правильно собрать документы, взять все корректные справки, купить билет и полететь на подачу. И если будет допущена ошибка или чего-то не будет хватать, подача может не состояться. И как не уговаривайте сотрудников VFS, никто не будет досылать документы в консульство, потому что регламент не позволяет. Таким образом, все усилия, деньги и время будут потрачены впустую. Человек не может быть специалистом во всем, что-то может понять не так, про что-то забыть, не учесть и просто ошибиться. И если вы хороший организатор, понимаете, зачем ваша услуга населению вашего города, вы быстро научитесь собирать группы туристов, организовывать для них мобильную биометрию или просто будете иметь возможность направлять документы в те города, где за вас их будут подавать на визы. Весь процесс от продажи услуги до получения визы будет зависеть от вас и именно за этим, за экономией времени, нервов и часто денег к вам будут приходить ваши клиенты. 

В ряде крупных городов нашей страны, где расположены Консульства, а таких городов единицы, подать на некоторые визы не составляет труда. Однако это не значит, что наша помощь здесь не нужна. В Санкт-Петербурге, например, Финский шенген оформить довольно-таки легко и многие делают это самостоятельно, ввиду наличия здесь Консульства Финляндии и упрощенного пакета документов. Но здесь нет консульств многих других стран, таких как  Англия, США, Австралия, Новая Зеландия и т.д. Туристы, которым просто разобраться с финским шенгеном, не всегда будут разбираться с другими странами. А также у туристов не всегда есть время даже на самые простые визы. Поэтому нужно анализировать специфику вашего региона и  расширять направления работы.  

Также спецификой работы агентств визовой поддержки является работа со сложными случаями. Сталкиваясь с большим количеством кейсов, специалисты таких центров, как правило, хорошо представляют себе, как исправить плохую визовую историю, как получить визу после отказа, записаться на собеседование на визу США в любой стране (даже в той, где невозможно оплатить консульский сбор из России) и т.д. Т.е. агенство оказывает разносторонние услуги в области визовой поддержки и снимает головную боль, обратившихся туристов. А что, официальные визовые центры этим не занимаются? Отчасти занимаются. Но помните, что они оказывают услуги в основном консульским службам. К тому, же сотрудник, сидящий на приеме документов, это не тот человек, который принимает решение. Поэтому он может принимать по 100 пакетов документов за смену, но не знать, к какому результату приводят те или иные действия. Так же нередки случаи, когда на консультирование или прием документов ставят работников, принятых на работу вчера, в буквальном смысле слова, т.е. часто не самых опытных сотрудников. В свою очередь, сотрудники агентств визовой поддержки проходят довольно масштабное обучение и даже в первый рабочий день обладают достойным уровнем осведомленности.  

Бизнес на оформлении виз и с чего он начинается?

Итак, вы готовы работать в сфере услуг и поняли, что будете заниматься визовой поддержкой. У многих возникает вопрос, требуется ли лицензирование на данный вид деятельности? Нет, как и в случае с туристическим агентством, лицензия для данного вида деятельности не требуется. Однако подать уведомление о начале деятельности в Роспотребнадзор своего региона будет не лишним. Поэтому, для начала работы необходимо выбрать форму ведения предпринимательской деятельности, найти помещение, установить кассу, организовать несколько рабочих мест, найти сотрудников, и рассказать о начале своей работы заинтересованной публике. Ну, и, конечно, нужно еще разбираться в своем ремесле. А также знать смежные «продукты» из  туристической сферы и углубиться в страхование путешественников. И тут мы плавно переходим к нескольким стратегиям, о которых поговорим ниже.

Самостоятельно открытие

Первый способ – это самостоятельно открыть свое предприятие. Сразу оговоримся, что, по нашему мнению, этот способ подходит для тех, у кого уже есть опыт в туристической сфере. Это означает, что вы уже работали в сфере визовых услуг, либо в турагентстве и представляете, с чем Вам придется иметь дело. Т.е. уже набили «шишки» на этом.

Приобрести франшизу визового центра

Следующий способ – это приобретение франшизы визового центра. Этот способ актуален не только для новичков в данной сфере, но и для опытных турагентов, потому как эта деятельность значительно отличается от продажи туристических путевок и имеет свою особенность. В данном случае, Вы уже получаете ряд решений, о которых речь пойдет ниже. Итак, как бы Вы не начинали этот бизнес, самостоятельно или под брендом франчайзинговой компании, следующие шаги Вам придется пройти в любом случае. Главное отличие, что в первом варианте придется иногда «изобретать велосипед», и проходить многие этапы самостоятельно, а в другом, у вас будет возможность использовать готовое решение, а также опираться на накопленный опыт целой сети агентств. Мы выделим основные преимущества открытия под брендом франшизы: 

  • Возможность работы с контрагентами на условиях, которые предоставляет головной офис (выгодные цены на ряд важных сопутствующих услуг без которых невозможна деятельность агентства)
  • Обучение по продукту для сотрудников Вашего офиса
  • Налаженные бизнес процессы в системе учета обращений (CRM)
  • Экономия на продвижении и маркетинговых акциях

Какие этапы открытия вам предстоит пройти?

В открытие любого бизнеса необходимо пройти, как стандартные процедуры, так и специфические, относящие конкретно к выбранной нише. Давайте разберем их по порядку.

Регистрация ООО или ИП

Осуществлять деятельность агентства визовой поддержки можно, будучи ИП или ООО. Разница заключается в форме налогообложения в первую очередь. Более детальные различия мы разбираем уже в специальном курсе обучения по открытию визового центра, которые проходят все наши партнеры. Не корите нас строго за такую формулировку, различия Вы можете найти самостоятельно в интернете, либо посоветовавшись со своим бухгалтером.

Поиск помещения

Следующим важным этапом будет поиск помещения. Поскольку,  визовое агентство своего рода туристическое, которое специализируется на оказании услуг визовой поддержки, то и требования к помещению в данном случае ровно такие же, как и к турагентствам. Вполне подойдет размещение в бизнес центре. Но, конечно же, намного лучше располагаться на оживленной улице с отдельным входом и возможностью размещения вывески. В любом случае поиску помещения нужно уделить особое внимание. 

Не забывайте, что Вы будете получать от туристов деньги, поэтому Вам необходимо будет выдавать им чеки в обязательном порядке. Помните, что Ваш кассовый аппарат должен соответствовать 54 ФЗ РФ.

Особых требований к мебели или техники нет. У Вас должно быть оборудовано комфортное рабочее место, также потребуется снабдить его телефоном и компьютером. Также необходим стул для туристов, зона ожидания, уголок для детей. Если Вы планируете печатать фото своих туристов (что для подачи на визы просто необходимо), Вам нужно оборудовать маленькую фото студию в своем офисе, а также обзавестись соответствующей аппаратурой.

Обучение менеджеров визового отдела

Самое главное и интересное – изучить продукт. Вам повезло, если открываетесь со своими коллегами, с которыми работали в турфирме до этого. Вы уже все знаете, все умеете, а новым сотрудникам будет проще войти в работу рядом с опытными наставниками. Если Вы начинаете работу под эгидой франшизной сети, то прежде, чем принимать решение, поинтересуйтесь, как проходит обучение, сколько оно длится, кто ведет. Обратите внимание, где находится головной офис компании. Это важно. Часто бывает, что сами специалисты, проводящие обучение не знакомы с той или иной страной, потому что в их городе, к примеру, нет визового центра Англии, либо никто не интересуется визой в Канаду или Австралию. А к Вам такой турист обязательно придет, поверьте. Проверьте, проходит ли обучение офлайн или онлайн? Проходит ли оно в скайпе или на специализированной платформе для онлайн обучения (что в 2019 году уже становится нормой). Остерегайтесь, если Вам обещают обучение за 4-7 дней. Как правило, этого недостаточно. По нашему опыту, а мы обучили свыше 300 специалистов, мы можем подтвердить известную поговорку: «тяжело в ученье, легко в бою». Обратите внимание на то, есть ли дополнительное обучение. Т.е. заканчиваются ли вебинары-встречи, в тот момент, когда Вы прослушали базовый минимум? Если речь идет о франшизе, уточните, есть ли поддержка. Иногда Вам будут попадаться сложные случаи, и будет полезно иметь возможность проконсультироваться с опытным специалистом, чтобы не допустить ошибок.

Привлечение первых туристов

Одним из самых важных вопросов всех существующих и начинающих предприятий является привлечение новых входящих обращений. Все способы привлечения можно разделить на 2 части: офлайн продвижение и онлайн. 

Под офлайн продвижением подразумевается привлечение туристов с помощью наружной вывески на фасаде здания, флаеров, партнерских программ с другими организациями и т.д…

Под онлайн продвижением подразумевается привлечение входящих обращений из сети интернет. Стоит уделить внимание созданию сайта, контекстной рекламе, SEO продвижению, созданию и ведению групп соц. сетей, дополнительной рекламой в соц. сетях. Стоит понимать, что создание сайта в среднем стоит от 20 тысяч до 150 тысяч рублей. Причем вовсе не обязательно, что сайт за 20 тысяч будет однозначно плохим и приводить меньше трафика для Вашего агентства. Все зависит от количества конкурентов в вашем регионе и спроса на данную услугу, ну и конечно уровня вашей компетенции.

Не секрет, что самый верный способ получить обращения здесь и сейчас – это запустить контекстную рекламу в Яндекс и Гугл. Минусом данного способа является стоимость настройки рекламы или ее сопровождения. В данной нише настройка яндекс директа или Гугл Эдвордс (одного из двух), в зависимости от величины города составляет от 5 тысяч рублей у  фрилансера до 25 000 и выше в специализированном агентстве. Ведение, т.е. поддержание рекламы в актуальном состоянии составляет 5 – 15 тысяч рублей. Прибавьте сюда сам бюджет на рекламные объявления. Удовольствие дорогое, но позволяет начать работать здесь и сейчас. Иной способ продвижения в интернете – это продвижение по органической выдаче. Но этот способ больше подходит для опытных компаний и не является быстрым. 

Не стоит забывать про ведение соц сетей, особенно Инстаграм. Но пройдет достаточное времени, прежде чем Вы сможете получить сравнимое с контекстным продвижением количество туристов из этих источников. 

Помните, что первые обращения и туристы будут стоить вам дороже всего, поэтому нужно с самого начала работать таким образом, что бы они вернулись к Вам снова! 

Работа с существующей базой

Очень важно работать с существующей базой. Все, когда-либо обратившиеся к вам туристы,– ваши потенциальные клиенты и в будущем. Обратившись однажды, получив качественную квалифицированную услугу, они с удовольствием вернутся к вам снова. Но нельзя рассчитывать, что в таком перегруженном информационном потоке человек будет помнить, где он год назад делал визу. Со всеми туристами должна проводиться работа, и если вы работаете самостоятельно, то вы решаете, как и что вы предлагаете вашим клиентам. Если же вы открылись в рамках сети, то вам предоставляют готовое решение, реализовывая которое, вы получаете таких желанных постоянных клиентов.

Сколько стоит открыть визовый центр?

Если прикидывать стоимость открытия визового центра, то стоит исходить из следующих затрат: аренда одного рабочего места в среднем может обходиться в районе 50 тысяч рублей, в эту сумму входит покупка стола, стула для, компьютера для вас или вашего сотрудника. Также не забывайте, что потребуется дополнительная офисная техника – принтер, фотоаппарат со штативом также обойдутся примерно в 50 тысяч рублей. Не забудьте про уголок потребителя, стулья для посетителей, кулер и другие необходимые мелочи. Также потребуется заложить рекламный бюджет на первые месяцы и аренду помещения. Оба этих пункта будут сильно отличаться в зависимости от города, где вы решите открывать визовый центр.

Визовый центр с мобильной биометрией, что такое мобильная биометрия?

Необходимость сдачи биометрических данных для россиян при запросе на шенгенскую визу введена с 14.09.2015 года. Сдать биометрические данные можно либо в консульстве, либо в аккредитованном визовом центре, о которых мы говорили выше (VFS, VMS, BLS и т.д…). Но нельзя забывать, что агентства визовой поддержки не могут самостоятельно организовывать прием биометрических данных! 13 из 26 стран Шенгена предлагают услугу мобильной биометрии. Поскольку любая услуга имеет стоимость, всегда действует просто правило - чем больше человек сдают отпечатки пальцев, тем цена ниже. И вот агентства визовой поддержки могут организовывать группы людей на сдачу отпечатков пальцев в своих офисах. Т.е. собирая большую группу, значительно снижать цену на данную услугу и освобождать своих туристов от необходимости ехать за тридевять земель, чтобы сдать отпечатки. Это главный вопрос по мобильной биометрии, который интересует тех, кто решил открыть визовый центр в городе, где нет возможности сдать отпечатки пальцев.

Какие визы вы будете оформлять?

На данный момент деятельность визовый центров часто выходит за рамки оформления сугубо туристических виз. Вы также сможете при определенных условиях работать и с видами на жительство, визами невесты, оформлять бизнес и рабочие визы. 

Что касается стран, то здесь спрос диктует предложение. Что пользуется спросом в Вашем регионе, то Вы и должны уметь делать в первую очередь. Основной плюс работы в сети состоит в том, что, если к Вам придет турист с новым для Вас запросом, Вы всегда можете получить консультацию и наставничество от более опытного сотрудника.

Как выбрать франшизу визового центра?

Если, взвесив все за и против, вы все же решили открывать визовый центр самостоятельно или по франшизе, вот несколько советов, на что стоит обратить внимание при принятии решения:

  1. С чего началась франшиза? -  если продажа франшизы выросла из желания расти и делиться опытом, это тот партнер, с которым можно работать. Если франшиза начала расти только с целью роста и получения краткосрочного заработка, тогда в работе будет примешиваться множество минусов, такие как слабая поддержка, отсутствие развития и т.д.
  2. Где находится головной офис? – мы уже писали выше, что иногда головной офис компании располагается в городе, где чисто технически нет возможности обратить в консульство и узнать об изменениях. То есть доступ к информации целого ряда консульств для такой сети будет затруднен, а значит и поддержка будет слабой.
  3. В чем цель продажи  франшизы у головного офиса? – Если вы обращаетесь в компанию за приобретением франшизы, а головной офис рад вам ее продать, не проведя даже минимальной аналитики, задумайтесь, зачем это головному офису. Прежде чем принимать решение, всегда необходимо провести всесторонний анализ. Если франшизная сеть «продает» ради продажи, результат в дальнейшем может быть печальным. Если сеть ищет партнеров для работы, будьте готовы, что к вам тоже будут предъявлять требования, т.к. залог плодотворной и взаимовыгодной работы – это длительное взаимодействие. 
  4. Что вы получаете при приобретении? Что за вас будет делать головной офис? – Когда вы принимаете решение о начале совместной работы, составьте список того, что будете делать вы, а что будет делать головной офис. Как правило, все обязанности головного офиса должны быть прописаны в договоре, поэтому внимательно его изучите. Помните, что в малом бизнесе мы делаем львиную долю работы своими руками. И если вам говорят, что вам не надо будет ничего делать, а только открыть точку по приему документов, а дальше за вас все сделают, тогда у вас должен возникнуть вопрос, а что же вы заработаете? Не стоит рассчитывать, что чья та работа будет вестись безвозмездно, а вам будет доставаться весь улов. Еще мультики нас учили, что ребята из ларца одинаковы с лица и если работают за нас, то и пирожные съедят за нас. Лучше научитесь пользоваться удочкой, чтобы тот улов, который у вас будет, зависел не только от действий головного офиса, но и в значительной степени от вашей готовности к работе.